Einkauf im Unternehmen: Das sollten Einkäufer wissen

Einkauf im Unternehmen: Das sollten Einkäufer wissen

Suche und Auswahl der Lieferanten

Zu den wichtigsten Aufgaben des Einkaufs gehört die Suche, Auswahl, Bewertung und Entwicklung von Lieferanten. Die für die jeweiligen Produkte oder Dienstleistungen am besten geeigneten Geschäftspartner sollten identifiziert werden, um mit ihnen nachhaltig die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Dabei ist es immer ein Balanceakt sich einerseits nicht von einzelnen Lieferanten abhängig zu machen, aber doch möglichst hohe Einsparungen zu realisieren.

Bei der Lieferantensuche gibt es verschiedene Ansätze. Ein erster Schritt ist meist die Recherche im Internet, zum Beispiel über spezielle Lieferantenportale wie „Wer liefert was“. Allerdings sollte der Einkauf im Unternehmen neben dem Internet auch weiterhin die traditionellen Methoden wie Kataloge oder Fachmessen nicht außer Acht lassen. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sind auch Einkaufsgemeinschaften – also, Zusammenschlüsse von mehreren Betrieben, mit dem Ziel größere Mengen abzunehmen und damit höhere Rabatte auszuhandeln – eine wirkungsvolle Methode, um beim Einkauf zu sparen.

Kriterien bei der späteren Auswahl können sich dabei von Fall zu Fall unterscheiden, sie sollten allerdings transparent und nachvollziehbar auch für Kollegen und Vorgesetzte sein. Eine Rolle spielen wie Qualität, Liefertraue, Konditionen, Marktposition, finanzielles Risiko und Umweltschutz.

Rolle und Aufgaben des Einkaufs im Unternehmen

Traditionell kümmert sich um den Einkauf eine entsprechende spezialisierte Abteilung. Bei ihr laufen die Fäden zusammen, sie hat den Überblick über Lieferanten, Produkte und Konditionen. Sie pflegt die entsprechenden Stammdaten ein, sorgt mithilfe von Kennzahlen für die nötige Transparenz und deckt versteckte Kosten auf.

Einkäufer sollten sich aber auf gar keinen Fall abschotten vom Rest des Unternehmens. Denn die besten Preise bringen nichts, wenn das falsche Material gekauft wird. Wie gut der Einkauf ist, lässt sich nicht nur in Euro, Cents oder Zehntelcents messenErst wenige Unternehmen haben das erkannt: Experten raten aber dazu, den Einkauf schon bei der Produktentwicklung einzubindenAuch beim Thema Nachhaltigkeit spielt der Einkauf eine große Rolle: Mittelständler müssen spätestens dann umsteuern, wenn ihre Großkunden neue „grüne“ Standards verlangen.

Das auf Einkauf spezialisierte Beratungsunternehmen Kloepfel Consulting hat 2018 exklusiv für Markt und Mittelstand eine Reihe von Gastbeiträgen zu aktuellen Themen in mittelständischen Einkaufsabteilungen verfasst:

Ausschreibungen, Anfragen und Angebotsanalyse

Durch Anfragen und Ausschreibungen werden zuvor definierte Anbieter aufgefordert, für ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung ein Gebot bzw. Preis abzugeben. Diese können ganz klassisch in schriftlicher Form oder elektronisch per Email den jeweiligen Lieferanten zur Verfügung gestellt werden, aber ebenso über E-Procurement-Plattformen. Einkaufsportale wie Amazon Business, Mercateo oder Jaegger haben sich vor allem für die Beschaffung von C-Teilen im Mittelstand etabliert.

Sind die Angebote im Unternehmen eingegangen, werden sie ausgewertet. Da die Ausschreibungsunterlagen teilweise nicht alle Angaben erhalten, kann es sein, dass bestimmte Anbieter extrem hohe oder niedrige Preise anbieten. Diese gilt es zu hinterfragen. Zu beachten ist dabei, dass natürlich nicht nur der Preis entscheidend sein darf, sondern die Angebote auch aus qualitativer Sicht bewertet werden müssen.

E-Procurement: Mehr Effizienz durch digitalisierten Einkauf

E-Procurement, also der digitalisierte Einkauf, vereinfacht und beschleunigt den Einkaufsprozess, so können Kosten gespart werden, Fehler vermieden und verschiedene Lieferanten und ihre Produkte besser miteinander verglichen werden.

Durch die elektronische Verknüpfung (Electronic Data Interchange; EPI) zwischen einkaufenden Unternehmen und Lieferanten entlasten den Einkauf zudem von Routineaufgaben. Aufwand und die Ausstellung von Papierrechnungen entfallen durch die elektronische Abwicklung weitestgehend. Einkäufer können so mehr Zeit für die Bindung und Entwicklung ihrer Top-Lieferanten investieren.

Vor allem kleinere Lieferanten tun sich mit elektronischen Tools noch schwer und müssen von ihren Kunden gegebenenfalls bei der digitalen Aufrüstung unterstützt werden. Allerdings gibt es auch Web-EDI-Portale, für die keine direkte elektronische Verknüpfung notwendig ist. Hier kann sich der Lieferant die Auftragsdaten von einer Plattform herunterziehen, was einen hohen finanziellen wie personellen Aufwand vermeidet.

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  1. Mr WordPress

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